Şirketinize Özel Yazılım Yaptırmanın Avantajları ve Geçiş Süreci

Bir işletmenin yönetim paneline ya da operasyon masasına oturduğunuzda ilk göze çarpan şey, hazır programların yetmediği her işlem için kenarda açık duran onlarca Excel tablosudur. Şirketinize özel yazılım yaptırmak, iş akışlarınızı paket programların sınırlarına uydurmak yerine sistemi operasyonunuza göre şekillendirerek kullanıcı başı lisans maliyetlerini ortadan kaldırır, veri dağınıklığını bitirir ve kârlılığı anlık izlenebilir kılar.

Denizli’de son 10 yılda üretim tesislerinden şantiyelere, toptancılardan lojistik şirketlerine kadar onlarca farklı işletmede gördüğümüz ortak bir tablo var. İşletme önce piyasada popüler bir hazır muhasebe veya CRM paketi satın alıyor. İlk birkaç ay her şey yolunda gibi görünse de iş büyüdükçe firmanın kendine has iskonto politikası, şantiye hak ediş hesabı ya da fason üretim takip mantığı programın kutusuna sığmıyor.

Sonra ne oluyor? Programın yapamadığı her ara adım için yeni bir Excel tablosu açılıyor. Bir süre sonra şirket, verilerin beş farklı personelin masaüstündeki tablolara dağıldığı ve kimsenin gerçek kârı anlık göremediği kör bir noktaya saplanıyor.

Özel yazılım tam olarak bu kör noktayı ortadan kaldırmak için devreye girer.

Hazır paketlerin tıkandığı noktalar ve özel yazılımın getirdiği farklar

Hazır ticari yazılımlar genele hitap etmek zorundadır. Türkiye genelinde 50 bin işletmeye aynı arayüzü satabilmek için özellikleri ortalama bir seviyede tutarlar. Oysa hiçbir başarılı şirketin rekabet avantajı ortalama süreçlerden gelmez.

Farkı anlamak için şirketlerin operasyonel yüklerini nasıl taşıdığına bakmak gerekir:

Gereksiz özellikler için lisans ödemek şirket bütçelerinde sinsi bir delik açar. 25 kullanıcılı bir ekibin her personele aylık lisans ödediği senaryoda, üç yılda harcanan para şirkete özel bir yazılımın maliyetini fazlasıyla aşar. Detaylı teknik kıyaslama için hazır yazılımlar neden yetersiz kalır başlıklı içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

İlk 30 günde süreç haritası çıkarma ve ilk prototip

Özel yazılım projesine kod yazarak başlanmaz. İlk 30 günün ana konusu, sahadaki veya ofisteki işleyişin röntgenini çekmektir.

Bunu yaparken yönetici odasında anlatılan akışla yetinmiyoruz. Gerçek operasyon sahada döner. Örneğin sıfırdan özel yazılım geliştirdiğimiz projelerimizde ilk hafta personelin fatura keserken, malzeme çıkışı yaparken ya da depodan ürün ararken hangi adımları izlediğini birebir gözlemleriz. Hangi işlemler gereksiz yere iki kere yazılıyor? Personel WhatsApp üzerinden hangi teyit mesajlarını atıyor?

İlk ayın çıktıları şunlardır:

1. Veri ve Süreç Haritası: Hangi tablonun hangi tabloyla ilişkili olduğunun netleşmesi. Müşteri, sipariş, teklif, irsaliye, hak ediş ve stok alanlarının şeması çizilir.
2. Tel Çerçeve Ekran Tasarımları: Kullanıcıların tıklayacağı düğmelerin, giriş yapacağı formların kodlama başlamadan görsel olarak onaylanması.
3. Temel Modülün Kurulumu: 30. günün sonunda sistemin omurgası ayağa kalkar; kullanıcı girişleri, rol bazlı yetkilendirmeler tamamlanır. Depo sorumlusu sadece stok adetlerini görürken muhasebeci carileri yönetir.

Bu aşamada kapsamı aşırı şişirmemek gerekir. Her şeyi ilk günde bitirmeye çalışmak, projelerin teslim edilememesinin bir numaralı sebebidir.

İlk 30 günde yazılımın veri tabanı şeması ve süreç modeli netleştirilir

İkinci ve üçüncü aylarda entegrasyonlar ile paralel çalışma

İkinci ve üçüncü aylarda sistemin gerçek dünya ile bağlantısı kurulur. Şirket içi süreçlerin hızlanması, harici sistemlerle konuşabilmesine bağlıdır.

Denizli’de inşaat sektöründe yürüttüğümüz bir şantiye takip yazılımı projesinde tam olarak bu ihtiyacı çözdük. Şantiyelerdeki harcamalar, taşeron sözleşmeleri, hak edişler ve kasa hareketleri önceden dağınık dosyalarda tutuluyordu. Geliştirdiğimiz web tabanlı yazılımla sahadaki ekip mobil cihazından harcama fişini sisteme girdiği anda merkez ofis onayına düştü. Proje kârlılığı iş bittikten aylar sonra değil, henüz şantiye devam ederken anlık olarak izlenebilir hale geldi.

Bu dönemde odaklandığımız temel entegrasyonlar:

• E-Dönüşüm ve Banka: Kesilen faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine otomatik iletilmesi, banka hesap hareketlerinin web kancalarıyla çekilerek carilerle otomatik eşleşmesi.
• Saha Donanımları: Barkod okuyucular, el terminalleri, kantar sistemleri veya fason takip cihazlarının veritabanına doğrudan veri yazması.
• Paralel Çalışma Dönemi: 60 ile 75. günler arasında eski sistem hemen kapatılmaz. Personel hem eski Excel tablosuna hem de yeni sisteme kayıt girer. İki tarafın rakamları karşılaştırılır. Rakamlar kuruşu kuruşuna tuttuğunda eski dosyalar arşive kaldırılır.

Otomasyon sadece kayıt tutmak değildir; personelin karar verme sürelerini kısaltmaktır. Eğer bir sistem stok azaldığında satın almacıya doğrudan onaylı sipariş taslağı sunamıyorsa, o sistem sadece dijital bir defterdir. İşletmenize değer katacak akışları özel CRM yazılımı ile satış hunisi kurgularken de benzer şekilde adımlara böleriz.

Doksanıncı gün ve sonrasında tam canlıya geçiş adımları

Doksanıncı güne gelindiğinde sistem artık şirketin ana operasyon merkezidir. Ancak yazılımın teknik olarak kusursuz olması yetmez; personelin o yazılımı benimsemesi gerekir.

Saha tecrübemiz gösteriyor ki işletmelerde yeni bir yazılıma en büyük direnç çalışanlardan gelir. Yıllardır alıştığı tuş kombinasyonunu bırakmak istemeyen personel, yeni arayüzü yavaş bulduğunu iddia edebilir. Bu direnci kırmanın tek yolu, personelin işini hafiflettiğini ona ilk haftada hissettirmektir. Manuel olarak 40 dakika süren haftalık mutabakat raporunun tek bir tıklamayla PDF formatında hazırlandığını gören çalışan, sisteme kendiliğinden sahip çıkar.

Otomotiv sektöründe çoklu sanayi noktalarında yürüttüğümüz bir stok ve cari takip yazılımı projesinde binlerce parçanın stok, cari ve gelir-gider takibi hazır paketlerle yönetilemez hale gelmişti. Süreçlere birebir uyan özel yazılım devreye alındıktan sonra operasyondaki hata payı sıfırlandı ve saatler süren raporlamalar dakikalar seviyesine indi.

Bu aşamada şirket yönetiminin elinde şu üç somut kazanım kalmalıdır:

• Tam Kod ve Sunucu Mülkiyeti: Yazılım ajansa veya bir şahsa bağımlı olmamalıdır. Kod depoları, sunucu kök erişimleri ve veritabanı şifreleri firmanın adına açılmış hesaplarda durmalıdır.
• Tek Doğru Bilgi Kaynağı: Şirket genel müdürü sabah ekranını açtığında Merkezefendi’deki depoda kaç liralık mal olduğunu, Honaz’daki müşterinin vadesi geçen bakiyesini ve güncel nakit akışını tek bir ekrandan görmelidir.
• Bağımsız Büyüme: Gelecek yıl yeni bir şube açıldığında ya da fason üretim modeli değiştiğinde yazılım sağlayıcısının lisans izni beklenmez; sadece yeni bir şube tablosu tanımlanır.

Saha personeline göre tasarlanan arayüzler veri giriş hatalarını en aza indirir

Özel yazılım her işletme için doğru karar mıdır?

Açık konuşalım: Her şirketin özel yazılıma ihtiyacı yoktur.

Eğer 2-3 kişilik bir ekipseniz, standart fatura kesip standart ürün satıyorsanız ve iş süreçleriniz piyasadaki hazır paketlerin şablonlarına yüzde 90 uyuyorsa, özel yazılım yaptırmak gereksiz bir sermaye bağlama kararıdır. Bu ölçekteki işletmelere piyasadaki hazır bulut muhasebe araçlarını öneririz.

Özel yazılım şu durumlarda kaçınılmaz hale gelir:

• Şirketinizin operasyonu standart ticari paketlere uymuyorsa ve işi yürütmek için sürekli personelin kişisel hafızasına bağımlı kalıyorsanız,
• Farklı şubeler, depolar veya şantiyeler arasındaki iletişim dosya ve mesaj kalabalığında kayboluyorsa,
• Müşterilerinize kendi siparişlerini, stoklarını veya cari ekstrelerini görebilecekleri kurumsal bir portal sunarak rakiplerinizden ayrışmak istiyorsanız,
• Kullanıcı başı lisans ücretleri firmanın büyümesinin önünde yıllık yüz binlerce liralık sabit maliyete dönüştüyse.

Doğru planlanmış bir proje özel API entegrasyonları sayesinde personelin veri girmek için harcadığı günlük 2-3 saati boşa çıkarır. Bu zamanın satışa, üretime ve müşteri ilişkilerine yönlendirilmesi şirketin büyümesini doğrudan hızlandırır.

Projeyi başlatmadan önce atılması gereken adımlar

Yeni bir yazılım yatırımı yapmadan önce firmanızın içinde şu üç hazırlığı tamamlamış olmanız gerekir.

Öncelikle en çok mesai harcayan, personeli en çok yoran üç operasyonel tıkanıklığı belirleyin. Bu bir teklif hazırlama süreci olabilir, fason takip listesi olabilir veya şantiye hak edişi olabilir. Projenin ilk fazını sadece bu üç yarayı kapatacak şekilde sınırlandırın.

İkinci olarak, içeride sistemi sahiplenecek bir proje sorumlusu atayın. Yazılımı geliştiren mühendis ekiple haftada iki gün düzenli görüşecek, tasarım onaylarını verecek ve saha testlerini denetleyecek bir muhatap olmadan hiçbir yazılım projesi takviminde bitemez.

Son olarak veri disiplinini sağlayın. Excel tablolarınızdaki eksik cari kodları, mükerrer girilmiş ürün isimlerini temizlemeye şimdiden başlayın. Çünkü hiçbir yazılım, arkasındaki bozuk veriyi sihirli bir şekilde düzeltemez; sadece temiz veriyi kusursuz biçimde işler. Kendi süreçlerinizi analiz ettirmek ve işletmenize uygun mimariyi çıkarmak için iletişim sayfamız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.